Wieczór. Dzieci śpią, dom cichnie, a Ty dopiero teraz siadasz do tego, co naprawdę trzeba było zrobić w ciągu dnia. Wystawienie faktur. Odpowiedzi na te same pytania klientów. Przeniesienie danych z formularza do arkusza. Ułożenie grafiku na jutro. Dzień się skończył, a najważniejsza praca dla rozwoju firmy znów poczekała.
To codzienność wielu właścicielek małych firm. Nie dlatego, że źle zarządzają. Dlatego, że są jednocześnie szefową, działem obsługi, księgowością i marketingiem. A doba ma swoje granice.
Najpierw policz, co powtarzasz
Zanim pomyślisz o jakimkolwiek narzędziu, zrób prosty rachunek. Przez tydzień zapisuj zadania, które wykonujesz w kółko, prawie identycznie. Wysłanie tej samej wiadomości powitalnej. Przepisanie zamówienia. Przypomnienie o płatności. Po kilku dniach zobaczysz wzór, a często też kilka godzin tygodniowo, które uciekają na rzeczy, których nie musisz robić osobiście.
To właśnie te zadania są pierwszym i najtańszym kandydatem do zmiany.
Na czym polega odzyskiwanie czasu
W tym miejscu wchodzi automatyzacja procesów, czyli przekazanie powtarzalnych, schematycznych czynności narzędziu, które wykonuje je samo, według ustalonych przez Ciebie reguł. Klient wypełnia formularz, a dane same trafiają tam, gdzie powinny. Przychodzi zamówienie, a potwierdzenie wychodzi automatycznie. Zbliża się termin płatności, a przypomnienie wysyła się bez Twojego udziału.
Z badań nad firmami wdrażającymi takie rozwiązania wynika, że dobrze dobrana automatyzacja potrafi skrócić czas wybranych procesów nawet o 70 procent. W małej firmie to różnica między pracą po godzinach a wolnym wieczorem.
To nie jest technologia dla korporacji
Przez lata pokutowało przekonanie, że takie narzędzia to domena dużych firm z ogromnym budżetem. To już nieprawda. Koszty spadły, a budowa prostych rozwiązań stała się na tyle szybka, że są dziś w zasięgu jednoosobowej działalności i kilkuosobowego zespołu.
Co ważne, automatyzacja niczego Ci nie odbiera. Nie zastąpi Twojego wyczucia klienta ani pomysłu na firmę. Zdejmie z Ciebie tylko tę część pracy, która nie wymaga Ciebie — a której dziś jest najwięcej.
Weźmy prosty przykład. Mała pracownia przyjmuje zamówienia przez formularz i media społecznościowe. Każde trzeba przepisać, potwierdzić i dodać do kalendarza. Gdy te kroki dzieją się same, właścicielka odzyskuje wieczory, a klient i tak dostaje potwierdzenie szybciej niż wcześniej. Nie zmienia się jakość obsługi — zmienia się tylko to, kto wykonuje żmudną część.
Zacznij od jednej rzeczy
Nie musisz zmieniać wszystkiego naraz. Wybierz jedno zadanie, które najbardziej Cię męczy i zjada najwięcej wieczorów. Od niego zacznij. Gdy zacznie dziać się samo, sama zobaczysz, co warto oddać dalej.
Jeśli masz taki proces na myśli, napisz lub zadzwoń i opowiedz, jak wygląda Twój typowy dzień. Wspólnie zastanowimy się, co da się usprawnić i ile czasu może Ci to zwrócić.