Przygotowanie eventów to wymagające i trudne zadanie. Jest mnóstwo rzeczy, których należy dopilnować, aby event okazał się sukcesem. Są jednak sytuacje, których nie sposób przewidzieć, a na które należy w odpowiedni sposób zareagować. O ile tylko można, warto jednak wystrzegać się błędów – lepiej wcześniej zapobiegać ich pojawieniu się, niż spontanicznie naprawiać szkody, które spowodowały. Jakie są największe błędy popełniane podczas organizacji eventów i co zrobić, aby im zapobiec? Podpowiadamy!
Jakich błędów nie popełniać podczas organizacji tradycyjnych eventów?
Eventy w tradycyjnej formie wymagają wielu przygotowań i podjęcia niełatwych decyzji. To bardzo trudne przedsięwzięcie logistyczno-organizacyjne, do którego należy podejść z odpowiedzialnością, rozsądkiem i pełnym zaangażowaniem. Co zrobić, aby planowana impreza była udana? Jakich błędów się wystrzegać podczas organizacji eventu firmowego? Przedstawiamy listę największych przewinień, których lepiej unikać.
Brak szczegółowego planu eventu
Pierwszym elementem planowania happeningu powinno być rozpisanie poszczególnych jego etapów. Stworzenie scenariusza imprezy pozwala zapanować nad całym eventem i zawczasu zapobiec ewentualnym problemom. Rozpiska powinna zawierać szczegółowe informacje o wydarzeniu, łącznie z ramami czasowymi, liczbą gości, charakterem imprezy, atrakcjami czy listą potrzebnych usługodawców.
Nieodpowiednie miejsce
Jednym z większych błędów organizacji eventów jest wybór nieodpowiedniego miejsca. Musi odpowiadać ono charakterowi imprezy, a także pomieścić określoną liczbę gości. Nie mniej ważna jest również lokalizacja – najlepiej łatwo dostępna i możliwie przystosowana dla osób z niepełnosprawnością. Należy również znaleźć miejsce, które spełnia zasady bezpieczeństwa i nie stwarza zagrożeń dla uczestników.
Nieodpowiedni czas
Najlepiej nie organizować eventów wtedy, kiedy wiemy, że w tym samym czasie odbywają się inne ważne wydarzenia w okolicy. W takim wypadku postawimy uczestników w niekomfortowej sytuacji, ponieważ będą musieli wybrać wydarzenie, w którym chcą brać udział.
Zbyt mały budżet
Kontrolowanie finansów jest bardzo ważne podczas organizacji eventów, ale szukanie oszczędności w każdym możliwym elemencie może okazać się zgubne. Im większe wydarzenie, tym większych nakładów pieniężnych będzie wymagało.
Niesprawny sprzęt
Żaden event się nie uda, jeśli sprzęt nie będzie sprawny. Dlatego firmy oferującej wynajem sprzętu na imprezę warto szukać wcześniej, a przed wydarzeniem konieczne jest sprawdzenie, czy wszystko na pewno działa prawidłowo. Problemem może być elektronika, nagłośnienie czy oświetlenie. Warto zawsze mieć pod ręką doświadczonego operatora technicznego, który zapobiegnie nieprzewidzianym sytuacjom.
Brak promocji eventu
Jeśli zależy nam na dużej frekwencji podczas wydarzenia, musi zostać ono odpowiednio wypromowane. Świetnym sposobem jest wywieszenie reklam (plakatów, ulotek, broszur), stworzenie strony internetowej poświęconej eventowi lub stworzenie dedykowanej grupy dla konkretnych odbiorców na popularnych platformach.
Zły dobór atrakcji
Z pewnością każdy organizator happeningu marzy o tym, aby wydarzenie to trwale i na długo zapisało się w pamięci uczestników. Doskonałym sposobem na to jest urozmaicenie eventu o dodatkowe atrakcje. Warto pamiętać jednak o tym, aby były one odpowiednio dobrane i pasowały do charakteru wydarzenia. Fotobudka raczej nie sprawdzi się na poważnej, międzynarodowej konferencji naukowej, za to będzie znakomitym elementem zabawy dla uczestników imprezy firmowej.
Jakie są największe błędy w przypadku organizacji eventów online?
Współcześnie wiele eventów organizowanych jest również w formie internetowej. Wydarzenia online także wymagają konkretnych i odpowiedzialnych przygotowań. Jakich błędów się wystrzegać w przypadku eventów w takiej formule?
- Zadbaj o odpowiedni sprzęt do realizacji transmisji live z wydarzenia, który zostanie wcześniej sprawdzony. Skup się na kamerach, dźwięku, jakości obrazu, eliminacji zakłóceń i szumów.
- Sprawdź, czy łącze internetowe jest odpowiednio szybkie. Nic tak nie frustruje uczestników eventu online, niż wolno ładująca się strona, słabe połączenie, wieszający się obraz i przerywany dźwięk. Tego typu zakłócenia potrafią skutecznie zepsuć całe wydarzenie i sprawić, że event zakończy się fiaskiem.
- Zapewnij uczestnikom odpowiednie atrakcje i urozmaicenia. Czas spędzany przed monitorem sprzyja dekoncentracji i rozkojarzeniu. Znajdź odpowiednie sposoby, aby przyciągnąć uwagę słuchaczy i zainteresować ich.
- Wydarzenia online również wymagają planowania. Wybierz odpowiedni termin i powiadom o nim wystarczająco wcześnie, aby każdy mógł znaleźć wolny czas.
Jak unikać popełniania błędów przy organizacji eventów?
Znane powiedzenie mówi, że błędów nie popełnia tylko ten, kto nic nie robi. Przy organizacji eventów warto jednak zawczasu przewidywać różne sytuacje i wcześniej im zapobiegać, niż naprawiać skutki niedociągnięć. Z pewnością dobrym rozwiązaniem jest rezygnacja z robienia wszystkiego samemu, warto powierzyć część zadań profesjonalnej firmy specjalizującej się w eventach. Doświadczona ekipa nie tylko pomoże w przygotowaniach, ale będzie też sprawować pieczę nad powodzeniem całego wydarzenia.